1.應用概述

1.1 管理理念

協(xié)同行政管理應用包含了單位、企業(yè)對行政事務(wù)的基本管理，其主旨在于解決單位、企業(yè)購買(mǎi)后只經(jīng)過(guò)組織架構的設置與流程的配置即可實(shí)現快速實(shí)現行政管理的信息化。

1.2 適用范圍

協(xié)同行政管理應用實(shí)現了比較標準化的物品借用歸還的管理流程，可以針對使用場(chǎng)景進(jìn)行調整，擴展性、靈活性強，可適用于通過(guò)全員參與、全過(guò)程管理的協(xié)同思想實(shí)現行政管理信息化的單位、企業(yè)。管理者可輕松地管控各類(lèi)辦公耗品、資料、圖書(shū)的使用情況，使企業(yè)物品更能合理化的使用，借用責任清晰。

1.3 使用對象

協(xié)同行政管理應用的主管部門(mén)通常為行政管理部門(mén)，管理辦公耗品、圖書(shū)、證件資料的信息，管理行政相關(guān)事務(wù)和報表，各項審批流程和應用事務(wù)授權等內容。

使用群體為單位、企業(yè)內的全體員工，非行政管理人員的員工限于個(gè)人所借閱的圖書(shū)、資料的相關(guān)信息數據的查閱和有關(guān)工作事務(wù)（如辦公耗品領(lǐng)用、出差、請示等）的提交與申請；行政管理員工則根據授權查閱相關(guān)數據和報表；高層管理的員工則根據授權查閱職權范圍內的報表。

2.應用特色

協(xié)同行政管理應用具備的特色如下。

(1) 單位內所有人員均可分配帳號并參與使用，具備良好的群眾基礎；如此參與管理的人員更多，管理所需的數據來(lái)源更廣泛，為積累管理的大數據打下了堅實(shí)的基礎，為提升單位管理水平提供了良好的保障。

(2) 應用中的內容均支持電腦端（推薦使用IE11和新版本Chrome）和移動(dòng)端（M3），包括各種業(yè)務(wù)單據、報表和門(mén)戶(hù)。注意：為方便使用，移動(dòng)端的部分內容會(huì )相對簡(jiǎn)單，部分審批節點(diǎn)必須在電腦端處理。

(3) 所有審批流程均可以根據單位的實(shí)際情況進(jìn)行編輯，充分貫徹單位內部的管理權責；并且智能的審批流程在大大提高工作效率的使得管理的痕跡鏈條完整，方便審計監察的也能夠進(jìn)行責任追究。

(4) 信息數據隨審批流程而自動(dòng)存儲記錄，在避免二次錄入提高效率的確保了數據的合法有效、真實(shí)準確。

(5) 操作智能簡(jiǎn)便，界面可快速調整，學(xué)習與培訓成本低廉，短時(shí)間內即可上手使用，快速地實(shí)現管理的信息化。

(6) 工作銜接優(yōu)化整合，可以通過(guò)系統發(fā)出提醒、預警等消息告知相關(guān)人員，可以自動(dòng)推送工作流程到相關(guān)人員的桌面，如此能夠很好地避免工作事務(wù)因為遺忘而延誤，避免工作事務(wù)因為銜接不力而斷檔。

(7) 除了應用內置的部分報表以外，用戶(hù)可以根據系統存儲的數據信息，方便地自行定義符合單位管理所需的相關(guān)查詢(xún)統計報表，方便管理人員隨時(shí)獲知信息的也便于其管理決策。

(8) 用戶(hù)可快速地調整應用菜單名稱(chēng)，可對應用內容進(jìn)行統一、批量化授權。

3.應用功能

協(xié)同行政管理應用包含5個(gè)模塊，如下圖所示。

其中藍色標注的內容均具有審閱或審批流程，均可自行設置；報表只列出了部分內容。

行政管理應用中部分事務(wù)流轉關(guān)系如下圖所示

3.1 圖書(shū)管理

3.1.1 圖書(shū)信息

存儲圖書(shū)的信息，包括書(shū)籍信息（書(shū)名、作者、自編號等）、管理信息（購入數量、可借閱數量、已借出數量等）。

l 支持圖書(shū)管理人員直接新增、修改圖書(shū)的基本信息和管理信息；

l 支持根據圖書(shū)的購入數量與遺失損壞數量自動(dòng)更新圖書(shū)狀態(tài)；

l 支持根據圖書(shū)的可借閱數量、是否允許借閱自動(dòng)更新圖書(shū)的借閱狀態(tài)。

3.1.2 查閱圖書(shū)

供員工查看單位、企業(yè)的圖書(shū)庫，以查找圖書(shū)。

3.1.3 圖書(shū)借閱

員工可借閱在借閱范圍內的且狀態(tài)為“可借閱”的圖書(shū)，由圖書(shū)管理人員確認借閱與否、借出時(shí)間等信息。

l 支持從圖書(shū)信息批量讀取圖書(shū)的相關(guān)信息，系統自動(dòng)過(guò)濾出能借閱的圖書(shū)記錄；

l 支持借閱圖書(shū)后存儲圖書(shū)借閱信息，對已借閱的圖書(shū)進(jìn)行管理。

3.1.4 圖書(shū)續借

員工在圖書(shū)歸還時(shí)間即將到期前進(jìn)行申請續借。

l 支持圖書(shū)續借流程結束后，自動(dòng)更新圖書(shū)的應歸還時(shí)間。

3.1.5 圖書(shū)歸還

員工借閱時(shí)間到期前歸還借閱的圖書(shū)。

l 支持圖書(shū)歸還流程結束后存儲歸還的信息，自動(dòng)更新圖書(shū)的可借閱數量。

l 支持歸還超期時(shí)，圖書(shū)管理人員根據單位、企業(yè)的規定確認是否要求借閱人支付超期懲罰金。

3.1.6 圖書(shū)損壞遺失處理

員工借閱期間圖書(shū)損壞或遺失后，申請對損壞或遺失進(jìn)行處理。

l 支持讀取員工已借閱圖書(shū)的信息。

l 支持圖書(shū)損壞遺失處理流程結束后，存儲圖書(shū)的遺失損壞數量，自動(dòng)更新圖書(shū)的可借閱數量。

3.1.7 圖書(shū)借閱情況

供員工圖書(shū)管理員查看圖書(shū)的借閱情況，便于圖書(shū)解決的管理。

l 支持圖書(shū)應歸還時(shí)間臨近（默認提前3個(gè)自然日）時(shí)，向借用人發(fā)送圖書(shū)借用即將到期需要歸還的消息提醒。

3.1.8 本人借閱圖書(shū)

供員工本人查看本人當前所借閱的圖書(shū)。

3.2 耗品管理

3.2.1 辦公耗品信息

存儲辦公耗品的信息，包括基礎信息（耗品名稱(chēng)、耗品類(lèi)別、計量單位等）、領(lǐng)用情況（當前庫存、領(lǐng)用總數、領(lǐng)用次數等）、購買(mǎi)情況（購買(mǎi)總數、購買(mǎi)次數、購買(mǎi)總價(jià)等）。辦公耗品管理人員可通過(guò)購買(mǎi)情況快速掌握辦公耗品的市場(chǎng)行情和內部需求。

l 支持庫存數量偏低（默認數量小于10）時(shí)，向辦公耗品管理人員發(fā)送低庫存預警消息。

3.2.2 辦公耗品申購

在辦公耗品數量不敷使用時(shí)，員工或耗品管理人申請購買(mǎi)，購買(mǎi)完成后入庫，入庫后的辦公耗品供相應人員領(lǐng)用。

l 支持從辦公耗品信息庫中選擇辦公耗品的信息；

l 支持辦公耗品申購流程結束后存儲購買(mǎi)數量（即入庫），自動(dòng)更新辦公耗品的購買(mǎi)次數、購買(mǎi)總價(jià)，并根據既往的購買(mǎi)價(jià)格更新購買(mǎi)低價(jià)和高價(jià)。

3.2.3 辦公耗品領(lǐng)用

員工在辦公需要時(shí)申請領(lǐng)用辦公耗品。

l 支持申請領(lǐng)用的辦公耗品數量超過(guò)庫存數量時(shí)，提醒申請人并阻止流程發(fā)起；

l 支持申請人申請后預提出需領(lǐng)用的數量并更新可領(lǐng)用數量；

l 支持領(lǐng)用流程結束后更新辦公耗品的領(lǐng)用總數、領(lǐng)用次數，更新庫存數量和可領(lǐng)用數量。

3.3 資料管理

3.3.1 資料信息

存儲單位的各種證照、資料的信息，包括基礎信息（資料名稱(chēng)、使用狀態(tài)、資料類(lèi)別等）、管理信息（所有人、管理部門(mén)、管理人等）、借用/提取記錄（借用人、借出日期、應歸還日期等）。

l 支持資料應歸還時(shí)間臨近時(shí)（默認提前3個(gè)自然日），向借用人發(fā)送資料借用即將到期需要歸還的消息提醒。

l 支持根據資料的使用類(lèi)型、借用與提取情況自動(dòng)更新資料的使用狀態(tài)。

注意：當相同的資料存在不同的個(gè)體實(shí)物（如合同的多副本）時(shí)，須分開(kāi)錄入資料的信息。

3.3.2 資料借用或提取

在工作需要（如單位評級、投標等）使用單位的證件、資料時(shí)，員工可申請資料的借用或提取，提取的資料（如資料的副本原件等）可不用歸還。

l 支持從資料信息庫中讀取資料的信息，系統自動(dòng)過(guò)濾出能借用或能提取的記錄；

l 支持資料借用或提取流程結束后，勾選需用印時(shí)，自動(dòng)發(fā)起印章使用流程給印章管理人員；

l 支持流程審批完成后，自動(dòng)存儲資料借用或借閱的人員和日期。

3.3.3 資料歸還

使用完畢后，借用的資料需歸還。

l 支持流程審批完成后，清空資料借用信息，隨之資料狀態(tài)也相應發(fā)生改變。

3.4 日常事務(wù)

3.4.1 出差

員工在工作需要出差時(shí)發(fā)起申請，出差結束后，由本人或考勤人員填寫(xiě)實(shí)際出差情況，以便核算出差的費用。

l 支持選擇出差同行人員，并知會(huì )同行人員出差事宜。

l 支持出差結束后，由本人或考勤人員填寫(xiě)實(shí)際出差情況并加以確認。

3.4.2 文件審批與呈遞

用于員工呈遞文件或進(jìn)行文件的審批，經(jīng)辦人可根據事務(wù)的重要程度結合單位的權責體系選擇終的審批人，選擇需要審批中需要呈遞文件的人員以及需要會(huì )簽參與審批的人員。注意：文件審批與呈遞基本可以替代自由協(xié)同的功能，其審批流程更嚴謹，更容易追溯審批的權責。

l 支持經(jīng)辦人根據文件的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

l 支持呈遞文件時(shí)不用審批直接傳遞給需要呈遞的人員；

l 支持會(huì )簽審批人員分3組，且每一組的人員全部審批完成后才進(jìn)入下一組，方便按權責遞進(jìn)審批。

3.4.3 請示

用于員工向上級請示工作事務(wù)，經(jīng)辦人可根據事務(wù)的重要程度結合單位的權責體系選擇終的審批人，選擇需要呈遞的人員以及需要會(huì )簽審批的人員。

l 支持經(jīng)辦人根據事務(wù)的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

3.4.4 印章使用

用于員工申請印章的使用，凡在流程結束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統自動(dòng)發(fā)起印章使用流程。

l 支持單次申請多個(gè)印章的使用，支持不同的印章管理員記錄印章的實(shí)際使用情況；

l 支持由其他審批流程自動(dòng)發(fā)起印章使用流程時(shí)，可簡(jiǎn)化審批，直接送達印章管理人員處。

3.5 行政報表

3.5.1 查詢(xún)報表

內置的查詢(xún)報表及其功能如下，均可根據實(shí)際需要調整修改。

① 查詢(xún)損壞遺失圖書(shū)記錄：列表查看已報損壞、遺失的圖書(shū)，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

② 查詢(xún)印章使用記錄：列表查看各印章的使用情況，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

③ 查詢(xún)請示記錄：列表查看請示的主要信息，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

3.5.2 統計報表

內置的統計報表及其功能如下，均可根據實(shí)際需要調整修改。

① 各部門(mén)耗品領(lǐng)用情況：按部門(mén)統計辦公耗品的領(lǐng)用數量，默認顯示統計列表。

② 各類(lèi)耗品庫存情況：按耗品類(lèi)別統計辦公耗品數量，默認顯示餅圖。

③ 資料借用情況：按資料類(lèi)別統計資料的借用次數，默認顯示柱狀圖。

④ 辦公耗品購買(mǎi)價(jià)格情況：統計各辦公耗品購買(mǎi)的低價(jià)、低價(jià)、平均價(jià)，默認顯示統計列表。

4.操作說(shuō)明

協(xié)同行政管理應用按照所見(jiàn)所得的扁平化風(fēng)格制作，提供了在線(xiàn)的使用操作說(shuō)明。

在電腦端使用應用時(shí)，點(diǎn)擊頁(yè)面中右上角的問(wèn)號圖標，均可進(jìn)入對應內容的在線(xiàn)幫助頁(yè)面（在線(xiàn)幫助內容會(huì )不定期更新）。

5.服務(wù)說(shuō)明

協(xié)同行政管理應用除了進(jìn)行權限和流程的配置以滿(mǎn)足用戶(hù)管理需求外，還支持個(gè)性化的調整。致遠應用工廠(chǎng)針對個(gè)性化的需求，提供多樣的定制服務(wù)（含付費定制），包括如下內容。

(1)個(gè)性化管理的實(shí)現，包含且不限于如下內容。

l 增加個(gè)性化管理所屬的控件或字段；

l 增加特定的頁(yè)面視圖；

l 增加特定的操作權限和復雜的審批流程；

l 增加特定的統計報表與業(yè)務(wù)門(mén)戶(hù)；

l 在標準產(chǎn)品外增加流程表單；

l 在標準產(chǎn)品外增加數據底表及相應的業(yè)務(wù)關(guān)系。

(2)應用數據的更好展示或使用界面的更加美觀(guān)，包含且不限于如下內容。

l 表單模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 統計圖模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 數據記錄顯示模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 業(yè)務(wù)門(mén)戶(hù)模板（含電腦端和移動(dòng)端）。

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